Gestión documental RRHH: cómo ordenar expedientes de empleados
Cómo organizar documentos de RRHH: contratos, nóminas, certificados, permisos, firma, retención, permisos y acceso del empleado.
DG
Daniel García
Co-fundador · CTO @ Orquiva · Act. 12 jun 2026
La gestión documental de RRHH suele empezar en Drive y terminar en una mezcla de carpetas, emails y PDFs duplicados. El problema aparece cuando necesitas encontrar algo rápido o demostrar quién accedió a qué.
Documentos que deberías centralizar
- Contratos
- Anexos
- Nóminas
- Certificados
- Políticas firmadas
- Justificantes de ausencia
- Entrega de activos
Permisos mínimos
RRHH no debería compartir carpetas completas si solo hace falta un documento. Define permisos por rol, tipo de documento y empleado.
Retención y borrado
Cada tipo documental tiene necesidades distintas. No todo debe conservarse igual ni borrarse a la vez.
Firma y trazabilidad
Cuando un documento exige aceptación, la firma y el audit trail deben quedar junto al expediente del empleado.