Tus primeras 10 contrataciones en España: la checklist que no te enseñan

Antes de contratar a la primera persona

Tres cosas que sí o sí deberías tener resueltas antes de poner el primer anuncio:

1. Una asesoría laboral o gestoría con experiencia en startups. Coste: €80–€200/mes. Lo que te ahorras la primera vez que la Inspección llama: 100× eso.
2. Una cuenta bancaria empresarial con poder de domiciliación de la Seguridad Social. Si no, las cotizaciones se devuelven y acumulas recargo.
3. Decidir qué convenio colectivo aplicas y qué categorías profesionales necesitarás. Esto NO lo decides cuando llegue el primer contrato — para entonces ya es tarde y firmas mal.

El papeleo mínimo del día 1

Cuando contratas a la primera persona, hay cinco trámites obligatorios. Si te falta uno, en Inspección es infracción grave (art. 22 LISOS, €751–€7.500):

1. Alta del empresario en SS (si no la tienes ya como autónomo o sociedad).
2. Inscripción en la mutua de accidentes (lo gestiona la mutua, suele ser 24h).
3. Comunicación previa al alta del trabajador (al menos 60 segundos antes de que empiece a trabajar — sí, segundos).
4. Contrato escrito firmado por ambas partes ANTES del primer día.
5. Modelo 145 IRPF firmado por el trabajador con sus circunstancias personales.

Las dos primeras se hacen una sola vez. Las tres últimas, en cada contratación. Tiempo total con asesoría delegada: ~2 horas por persona.

Tipos de contrato: cuál elegir sin equivocarte

Indefinido a tiempo completo

El estándar. Sin fecha de fin. Periodo de prueba habitual de 2 a 6 meses según convenio. **Recomendado para roles permanentes y críticos.** Coste de despedirlo después: 20 días/año si es procedente, 33 si es improcedente. Lo cara que sale una mala contratación se mide aquí.

Indefinido a tiempo parcial

Igual al anterior pero con menos de 40h semanales. Útil para gente que combina con estudios o segundos trabajos. **Cuidado**: si pides horas extras de forma sistemática, te lo reconvierten a jornada completa con coste retroactivo.

Contrato de formación en alternancia (antes contrato de formación)

Para personas <30 años sin titulación específica. Hasta 2 años, sueldo proporcional, cotización reducida. **Útil solo si la persona realmente está aprendiendo** — si la usas como mano de obra barata pura, te lo recalifican.

Contrato fijo discontinuo

Para actividades estacionales (hostelería, retail navidad). La persona es indefinida pero solo trabaja en temporada. **Mucho mejor que el extinguido contrato temporal** que ya casi no se puede usar.

Lo que NO recomendamos

Contrato temporal por circunstancias de producción — sigue existiendo pero la reforma laboral lo restringió mucho. Si lo usas "para probar" en lugar del periodo de prueba del indefinido, la Inspección lo detecta y convierte en indefinido con sanción.

Cómo calcular el salario sin equivocarte

El salario tiene tres componentes en España y conviene separarlos desde la primera contratación:

Base por convenio

Lo que dice tu convenio colectivo para la categoría profesional de esa persona. Es el suelo. Por debajo no puedes pagar. Mira REGCON o pregunta a tu asesor.

Complementos personales

Lo que pagas por encima del convenio para esa persona concreta. Estos sí los decides tú: antigüedad reconocida, plus por idioma, plus por cargo, retribución variable. **Documéntalos en el contrato** — si los pagas sin escribirlos, se vuelven derecho consolidado y no puedes quitarlos.

Bonus y variable

Lo que depende de cumplimiento de objetivos. Tres reglas: (1) describe la fórmula POR ESCRITO en el contrato o anexo, (2) que sea medible objetivamente, (3) que sea proporcional al desempeño individual o de equipo, no al beneficio de la empresa (eso sería "reparto de beneficios" que tiene tratamiento fiscal distinto).

Equity, phantom shares y stock options en startups españolas

Si vas a ofrecer participación en la empresa a los primeros empleados, esto es lo importante:

Equity directa (participaciones)

Convierte al empleado en socio. Implica notarial, modificación estatutaria y derechos políticos. **Solo para co-founders o C-level temprano.** Para el resto, no se usa.

Stock options

Derecho futuro a comprar participaciones a precio fijado hoy. La Ley de Startups (28/2022) las reguló: exención fiscal hasta €50.000/año si la empresa califica. Vesting típico: 4 años con cliff de 1 año.

Phantom shares

No es equity real. Es un bonus diferido que se calcula como si tuvieras X% de la empresa, pagadero en un evento de liquidez. **Más simple legalmente, menos motivador emocionalmente.**

Para los primeros 5 empleados clave, recomendable stock options con vesting de 4 años. Para los siguientes 5, phantom o nada. Repartir equity con manga ancha al principio se paga después al diluirte en la próxima ronda.

Onboarding sin overhead — lo mínimo viable

Antes del día 1, la persona debería tener:

1. Email corporativo configurado (Google Workspace o Microsoft 365, ~€6/persona/mes).
2. Slack/Teams invitación enviada con bienvenida pre-escrita por ti.
3. Laptop preparada (si la empresa la da) o BYOD declarado en el contrato.
4. Calendario del primer día hora a hora — quién la recibe, con quién come, qué reuniones.
5. Buddy asignado: alguien que no sea su manager para preguntas tontas.

Lo que SÍ ahorrarte hasta los 15 empleados: handbook formal de 80 páginas, plataforma LMS, vídeos corporativos. Es overhead que no se usa.

Cuándo cambiar de Excel a un HRIS

Honestamente: hasta los 5–7 empleados, una hoja de cálculo + Drive + Slack te lleva. A partir de ahí empieza a doler. Los síntomas que te avisan:

• Pasas más de 30 minutos al mes calculando vacaciones de alguien.
• Alguien firmó un contrato y no recuerdas dónde está el PDF.
• Quieres saber el coste salarial total y tienes que sumar a mano.
• El equipo de operaciones te pregunta cuánto le queda de baja a Pedro.
• Necesitas exportar al gestor de nómina y haces el CSV a mano.

Si tachas 3 o más, ya estás perdiendo tiempo. Un HRIS te cuesta €27–75/mes base + €4–6/persona. Si te ahorra 2 horas al mes a tu Head of Ops, ya se paga.

Los 8 errores más caros entre el empleado 1 y el 10

1. Confundir asesoría laboral con asesoría fiscal. Son dos. La fiscal te ayuda con impuestos, la laboral con contratos y nóminas. Necesitas ambas, no son intercambiables.
2. Improvisar el salario "porque mi amigo paga eso". Si no se basa en datos del sector + convenio, en 6 meses tienes a alguien cobrando 30% más que la media sin razón. Glassdoor y Numbeo dan datos reales.
3. Olvidar el modelo 145 IRPF. Si no lo firma el trabajador, le retienes mal y Hacienda te exige la diferencia.
4. Equity sin acuerdo escrito. "Te doy un 1%" dicho en una caña vale cero. Tres meses después os enfadáis y no hay forma de defenderlo.
5. Contratar antes de tener proceso. La primera persona define la cultura. Si la contratas mal, las 9 siguientes son peor.
6. No documentar las decisiones de comp. Por qué a Marta le subiste €4k y a Diego no. En 12 meses lo habrás olvidado, ellos no.
7. Ignorar el periodo de prueba. Tienes 2–6 meses para deshacer una mala contratación sin coste. Después es €15.000+. Úsalo si dudas.
8. Llamar "becas" a contratos de formación porque suena más "startupero". Inspección lo distingue.

Lo que añade Orquiva (en su Programa Fundador)

Si llegas al empleado #5 y ya estás cansado de Excel, Orquiva está pensado para esa etapa. El plan Starter (€27/mes base + €4/persona) cubre exactamente lo que necesitas: alta de empleado completa con contrato + 145 + alta SS recordatoria, política de vacaciones por convenio, fichaje válido RDL 8/2019 desde el móvil, distribución de nóminas firmadas y un onboarding básico que no obliga al manager a recordarse de todo. Como estamos en la Cohorte 2026, las primeras 20 empresas entran con tarifa de fundador.

Recursos oficiales citados

• Estatuto de los Trabajadores (texto refundido RDL 2/2015)
• Ley 28/2022, fomento del ecosistema de empresas emergentes (Ley de Startups)
• Modelo 145 IRPF · Agencia Tributaria
• REGCON · regcon.mites.gob.es
• LISOS art. 22 (sanciones por incumplimientos formales)
• Reforma laboral RDL 32/2021 (restricciones al contrato temporal)