Convenio colectivo y tu HRIS: cómo configurarlo sin morir en el intento

Qué es exactamente un convenio colectivo

Un convenio colectivo es un acuerdo escrito entre la representación de los trabajadores y la representación de la empresa (o asociación empresarial) que regula las condiciones de trabajo de un sector, una empresa o un grupo concreto. Está regulado en los artículos 82 al 92 del Estatuto de los Trabajadores y tiene fuerza de ley para las partes que cubre. Si tu sector tiene convenio vigente, no puedes pagar menos ni dar menos de lo que dice — aunque el trabajador firme que sí. Esa cláusula sería nula.

Los 4 tipos que pueden aplicarte (y cuál manda)

1. Convenio sectorial estatal: cubre todo el sector en España. Ej.: el de químicas, el de oficinas y despachos.
2. Convenio sectorial autonómico o provincial: aplica solo en una comunidad o provincia. Ej.: el del metal de Barcelona, el de hostelería de Andalucía.
3. Convenio de grupo de empresas: específico para un grupo concreto. Raro en pymes.
4. Convenio de empresa: lo negocia tu empresa con su representación legal y prevalece sobre el sectorial en muchas materias desde la reforma laboral de 2012.

Cuando hay varios aplicables, manda el de empresa en lo que toca (salario, jornada, horarios). En lo que no cubra el de empresa, manda el sectorial. Y siempre por encima manda el Estatuto.

Cómo localizar el convenio que te toca

Tres caminos según tu situación:

1. Si ya tienes contratos firmados

El convenio aplicable debe aparecer literalmente en el contrato (ET art. 8.5). Búscalo en la sección "Condiciones laborales" o "Régimen jurídico". Si no aparece, el contrato es defectuoso pero no nulo.

2. Si vas a contratar y no lo conoces

Entra al REGCON (Registro de Convenios Colectivos del Ministerio de Trabajo) en regcon.mites.gob.es. Filtra por CNAE (el código de actividad de tu empresa, lo tienes en el CIF) y por provincia. El resultado te lista los activos.

3. Si tienes dudas o múltiples actividades

Consulta con un asesor laboral antes de aplicar nada. Equivocarse de convenio es la causa #1 de actas de Inspección por infracción muy grave (art. 8.12 LISOS, sanción €7.501–€225.018).

Los 12 campos del HRIS que un convenio puede modificar

Estos son los puntos donde el convenio impacta directamente la configuración de tu plataforma. Si tu HRIS no permite tocar alguno de ellos por convenio, no es realmente un HRIS español:

Salario y retribución

1. Salario base por categoría profesional y grupo (el convenio publica tablas anuales).
2. Antigüedad: trienios, cuatrienios o quinquenios según convenio. Pueden ser monetarios fijos o porcentuales.
3. Plus convenio: complemento fijo no consolidable que paga el convenio por encima del salario base.
4. Pluses de actividad: nocturnidad, peligrosidad, toxicidad, transporte, vestuario. Importes y condiciones por convenio.
5. Pagas extraordinarias: número (2, 3, o 4) y mes de devengo (no todos los convenios pagan en julio y diciembre — algunos en marzo).
6. Incremento anual: la subida automática que marca el convenio cada año.

Jornada y tiempo

1. Jornada anual máxima: el convenio fija las horas anuales (ej.: 1.770 en muchos sectores vs. el límite ET de 1.826).
2. Distribución irregular: si el convenio permite o no compensar jornadas largas con cortas.
3. Vacaciones: número de días (mínimo legal 30 naturales, pero muchos convenios suben a 23 laborables o más).
4. Descansos: tiempo de bocadillo, pausa entre jornadas, descanso semanal.

Otros impactos

1. Permisos retribuidos: matrimonio, mudanza, deber inexcusable, asistencia médica de familiares. El convenio suele ampliar el mínimo del ET.
2. Procedimiento de incapacidad temporal: complemento que paga la empresa además de la prestación de la SS (muchos convenios obligan a completar el 100% del salario hasta cierto día).

Tabla práctica: qué configuras en cada módulo

Para que no te pierdas, aquí está el mapeo de cláusula → módulo Orquiva (o cualquier HRIS):

• Salario base, antigüedad, pluses → Módulo Nóminas · Campos por categoría
• Pagas extraordinarias → Módulo Nóminas · Calendario de devengo
• Jornada anual y distribución → Módulo Horarios · Plantilla anual
• Vacaciones y permisos → Módulo Vacaciones · Política por convenio
• Pausa de bocadillo y descansos → Módulo Fichaje · Política de pausas
• Complemento de IT → Módulo Nóminas · Política de baja médica
• Incremento anual → Tarea recordatoria con fecha del BOE

Los 6 errores más caros al configurar un convenio

1. Aplicar el convenio antiguo después del cambio

Los convenios se renegocian cada 2–4 años. Cuando publican el nuevo en el BOE, tienes ~30 días para aplicarlo (el convenio nuevo dice su fecha de entrada en vigor). Si sigues con el viejo, los empleados afectados pueden reclamar atrasos hasta 1 año.

2. Olvidar la antigüedad consolidada

Si un empleado se incorporó con 5 años de experiencia reconocida en otra empresa del sector, su antigüedad arranca en ese punto. Configurar "antigüedad desde fecha de alta" sin la consolidación es subpago.

3. Calcular vacaciones en días naturales cuando el convenio dice laborables

30 días naturales ≠ 22 días laborables. Si el convenio dice "22 días laborables", debes pagar al menos 22 días sin trabajar de lunes a viernes. Calcularlo como naturales puede dejar a un empleado con 7 días menos al año.

4. No actualizar la jornada cuando hay distribución irregular

Muchos convenios permiten que en temporada alta (hostelería: verano, retail: navidad) trabajes 50 horas/semana a cambio de compensar luego. Si tu HRIS no soporta la "bolsa" anual, generas horas extras ilegales sin querer.

5. Confundir pluses no consolidables con consolidables

Un plus de actividad que se paga "mientras dure la circunstancia" (ej.: nocturnidad) desaparece cuando esa circunstancia se acaba. Si lo configuras como consolidable, lo sigues pagando indefinidamente — y luego no puedes quitarlo sin alegar modificación sustancial.

6. No registrar el complemento de IT en nómina

El convenio puede obligarte a pagar el 100% del salario los primeros 15 días de baja (o el 60% según ET). Si solo aplicas la prestación SS, estás pagando de menos al empleado y subdeclarando a Hacienda. Ambos lados se enfadan.

Cómo lo resuelve Orquiva (lo que viene incluido)

El módulo Empleados permite asociar a cada persona su convenio aplicable. El módulo Nóminas usa esa información para calcular automáticamente: salario base por categoría, antigüedad (trienios o como configure el convenio), pluses, pagas extraordinarias en sus fechas reales, y el complemento de IT según política. El módulo Vacaciones aplica el calendario de días que diga tu convenio (laborables vs naturales). El módulo Fichaje respeta los descansos legales y los específicos del convenio.

Configuración inicial: 30–90 minutos por convenio aplicable. Cargas el PDF del BOE, defines las categorías y los pluses, y el sistema lo aplica al resto del año automáticamente. Cuando el convenio se renueva, actualizar es 10–15 minutos.

Preguntas frecuentes

¿Y si mi empresa cubre varios sectores?

Cada trabajador se rige por el convenio que aplica a SU actividad real, no por el de la empresa entera. Si tienes desarrolladores y comerciales, cada grupo puede tener convenio distinto. El HRIS debe permitir esto.

¿Puedo mejorar lo que dice el convenio?

Siempre. El convenio es el mínimo, no el máximo. Pagar más, dar más vacaciones o más permisos está permitido. Lo que no puedes es pagar menos o dar menos sin acuerdo individual del trabajador (y ni así en muchos casos).

¿Qué pasa si no hay convenio aplicable a mi sector?

Aplicas directamente el Estatuto de los Trabajadores. Es raro — la mayoría de actividades tienen algún convenio sectorial aplicable. Si dudas, consulta REGCON.

¿El convenio prevalece sobre el contrato individual?

Sí, en todo lo que sea más favorable al trabajador. Si el contrato dice "21 días de vacaciones" y el convenio dice "23 días laborables", aplican 23. Si el contrato dice "25 días" y el convenio dice "23", aplican 25 (el contrato mejora el convenio).

¿Cómo enterarse cuando cambia mi convenio?

Suscribirse al BOE filtrando por número de convenio es lo más rápido. Tu asesor laboral o gestoría también te avisa, normalmente. En Orquiva tenemos en el roadmap (Q4 2026) un sistema que detecta automáticamente el cambio y te avisa por email.

Recursos oficiales citados

• Estatuto de los Trabajadores art. 82–92 (régimen de convenios)
• REGCON · regcon.mites.gob.es (registro oficial de convenios vigentes)
• BOE · boe.es (publicación oficial de convenios estatales)
• LISOS art. 8.12 (sanciones por aplicación incorrecta de convenio)
• ET art. 8.5 (obligación de informar del convenio en el contrato)
• Reforma laboral 2012 (prevalencia del convenio de empresa)