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La economía del per-seat HRIS.
Per-seat pricing es estándar en HRIS, pero rara vez se explica bien. La mayoría de comerciales se centran en el precio mensual visible y esconden los add-ons. Este artículo es el análisis honesto: qué cuesta de verdad un HRIS para una empresa de 80 personas, cuál es el TCO a 3 años, y cuándo merece la pena pagar el premium.
Los 3 componentes del precio real
- Base mensual del plan (€25–€80/mes).
- Precio por persona (€3–€8/persona/mes según plan).
- Add-ons (firmas, gastos, evaluaciones, integraciones premium): €1–€4/persona/mes cada uno.
Cálculo para 80 personas, 3 años, todos los módulos
Orquiva Pro 80 personas, 36 meses: 49€/mes base + 5€/persona × 80 + 2€ add-on firmas + 1€ add-on gastos. Total mensual: 49 + 400 + 240 = 689€. Anual: 8.268€. Trienal: 24.804€.
Mismo escenario en BambooHR (comparable): 6,19$/persona/mes (sin base) + 99$ Performance + 79$ Time Tracking + 199$ Payroll integration. Total mensual: 495 + 99 + 79 + 199 = 872$ ≈ 803€. Trienal: 28.908€.
−14%
Diferencia de TCO a 3 años entre Orquiva Pro y la alternativa comparable. La diferencia real está en el add-on de payroll, donde los americanos cobran por integración con tu gestor europeo.
Cuándo per-seat es mejor que licencia única
- Crecimiento rápido (>20% anual): no pagas por sillas vacías.
- Estacionalidad fuerte (hostelería, eCommerce): pagas solo por activos.
- Empresa <200 personas: la licencia única solo amortiza a partir de 300 sillas.
Cuándo licencia única gana
- Empresa >500 personas con crecimiento <5% anual.
- Necesitas customización profunda (instalación on-prem o private cloud).
- Restricciones contractuales que impiden pagar por SaaS.
Cómo negociar
- Pide tarifa anual prepagada: ahorro típico del 15–20%.
- Pide congelación de precio a 24–36 meses: protege contra subidas.
- Pide los add-ons incluidos en el contrato base, no añadidos después.
- Pide cláusula de salida sin penalización si bajas headcount >30%.
- Pide referencias de clientes de tu tamaño exacto. Si no las tiene, ten cuidado.